Annonce de recrutement – Office Manager Freelance (H/F)

À propos de la mission

Nous recherchons un(e) Office Manager Freelance pour accompagner notre croissance et structurer la gestion administrative, RH et comptable de l’entreprise.
Vous serez le point de contact privilégié entre l’équipe, les prestataires externes et les organismes sociaux, avec une mission clé : garantir le bon fonctionnement administratif et la conformité légale de la société.

Vos missions

Ressources humaines & intégration

Rédiger et suivre les promesses d’embauche (templates existants).
Assurer l’archivage et la conformité des contrats de travail.
Piloter l’onboarding des collaborateurs (accueil, documents, matériel).
Organiser les visites médicales obligatoires et le suivi RH.

Administration du personnel & paie

Suivre les absences (congés, maladie, absences exceptionnelles) dans Pennylane.
Préparer et contrôler les variables de paie.
Gérer les déclarations sociales (DSN, mutuelle, prévoyance).
Centraliser factures et justificatifs, et suivre les éléments manquants dans Pennylane.

Conformité légale & obligations sociales

Mettre à jour et diffuser le Document Unique (DUER).
Suivre les obligations légales (registre unique du personnel, affichages obligatoires, etc.).
Gérer les relations avec l’URSSAF, l’inspection du travail et la médecine du travail.
Déclarer et suivre les effectifs auprès des organismes sociaux.

Gestion administrative & organisation

Organiser et structurer l’archivage documentaire sur Google Drive.
Classer et transmettre le courrier.
Gérer les achats du quotidien (fournitures, mobilier, etc.).

Relation avec les prestataires & outils

Négocier et suivre les partenaires externes (mutuelle, agence comptable, assurances).
Configurer Payfit pour le suivi RH (alertes anniversaires, périodes d’essai, etc.).
Configurer Pennylane pour le lettrage achat/vente et superviser l’agence comptable.
Suivre contrats fournisseurs, attestations de vigilance sociale et fiscale.

Outils & prestataires utilisés

Wemind, Payfit, Pennylane, Malakoff Humanis, Dashlane, Google Drive, BNP, agence comptable, URSSAF, impots.gouv, CMIE.

Profil recherché

Expérience confirmée en office management ou en gestion RH/administrative.
Excellente maîtrise des outils Pennylane et Payfit.
Bonne connaissance des obligations sociales et administratives (URSSAF, paie, DSN, DUER).
Autonomie, rigueur et sens de l’organisation.
Excellentes qualités relationnelles et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.

Conditions de la mission

Statut : Freelance (H/F)
Durée : mission récurrente avec possibilité de collaboration long terme
Localisation : télétravail + quelques déplacements ponctuels si nécessaire

Intéressé(e) ?

contact [email protected]